2014年文山烟草专卖局（公司）招聘考试烟草专卖资料整理的基本方法

 

1.资料整理的基本方法

资料的整理就是将所获取的信息资料分门类地加以归纳，使原来分散的、个别的、局部的、无系统的信息资料，变成能说明事物的过程或整体，显示其变化的轨迹或状态，论证其道理或指出其规律的系统的信息资料。

   资料的整理一般可分为三步：

（1）根据信息资料的性质、内容或特征进行分类。将相同或相近的资料合为一类，将相异的资料区别开来。资料的分类，要按一定的标准将所研究课题的有关信息资料分成不同的组或类。然后，按分类标准将总体资料加以划分，构成系列。例如。可以把调查资料按年代分类，按地区分类等。

（2）进行资料汇编。汇编就是按照研究的目的和要求，对分类后的资料进行汇总和编辑，使之成为能反映研究对象客观情况的系统、完整、集中、简明的材料。汇编有三项工作要做。一是审核资料是否真实、准确和全面，不真实的予以淘汰，不准确的予以核实准确，不全面的补全找齐。二是根据研究目的要求和研究对象客观情况，确定合理的逻辑结构，对资料进行初次加工。如：给各种资料加上标题，重要的部分标上各种符号，对各种资料按照一定的逻辑结构编上序号等。三是汇编好的资料要井井有条、层次分明，能系统完整地反映研究对象的全貌。还要用简短明了的文字说明研究对象的客观情况，并注明资料来源和出处。

（3）进行资料分析。即运用科学的分析方法对所占有的信息资料进行分析，研究特定课题的现象、过程及内外各种联系，找出规律性的东西，构成理论框架。

 

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2.卷烟零售户基本信息的收集、传递、汇总、整理

卷烟零售户基本信息的内容包括：①企业名称或者个体工商户字号；②经营者（法人代表、负责人）名称；③经营地址；④许可范围⑤烟草专卖许可证的有效期限；⑥日常的经营情况；⑦违法违规经营及其处理情况；⑧其他需要收集的内容。

（1）收集。收集卷烟零售户基本信息的主要途径有：

①日常检查。通过专卖管理员的日常巡查，了解掌握零售户的经营情况。对于零售户的停业、歇业等异常状况，必须通过日常检查加以核实。

②系统查询。通过信息系统查询有关卷烟零售户的进货等信息，并将之与日常检查了解的信息相印证，从中可以发现线索。例如，A县烟草专卖局自主开发了一个关于规范经营的监控软件，系统可以支撑查询单个品牌在零售户中的投放情况，专卖管理员根据品牌投放的示意图，就可以比较直观地得出某个零售户在重点品牌销售上是否存在违规的嫌疑，从而开展针对性的工作。

③电话询问。通过电话询问采集、获取信息。

④举报投诉。通过群众举报投诉的线索，可以有针对性地发现零售户在经营上的违法问题。

⑤计算验证：通过相关数据计算采集、获取信息。

⑥会议交流。通过参加零售户座谈会、专卖联席会交流采集、获取信息。

（2）传递。信息的生命在于传递。因此，要使市场信息充分发挥作用，必须在信息传递上下功夫。2005年11月21日，《重大动物疫情应急条例》对外发布，它规定只要发现动物出现群体发病或者死亡的，就应当立即向所在地的县（市）动物防疫监督机构报告。而后者经现场调查，如果初步认为属于重大动物疫情的，应当逐级上报。该条例以“中华人民共和国国务院令”形式发布，成为目前我国应对重大动物疫情的重要法规，充分说明信息传递在国家重大动物疫情管理的重要地位。在信息传递中，要把握以下几点：

①信息传递要贯彻多快好省的原则。多是就数量而言，即在单位时间内传递的信息数量要点；快是就速度而言，即信息传递要迅速、及时，一条很有价值的信息，如果传递速度过慢，就可能变的毫无价值；好是就质量而言，即要消除信息传递中的种种干扰，保持信息的真实性；省是就效益而言，要求在较短的时间内，花较少的费用，传递尽可能多的信息。在信息传递中，这几方面互相联系，互相制约，要加以协调。

②传递信息要区分不同的对象。一方面是指传递信息的目的性，另一方面指信息传递的保密性。信息是有价值的，但是，价值的大小却因人而异，同一信息对不同的人价值不同。因此，要注意信息传递的目标，确保信息的效用。例如，对于举报信息，应上报案件办理部门；对于送货不到位的信息，应反映专卖内管部门和物流部门等。

③控制使用直接传递与非正式渠道。所谓直接传递就是越级传递，撇开管理信息系统，使沟通双方直接对话。在管理中，不能过多采用这种方式，但在某些特殊情况下可以控制使用。例如为了迅速处理管理中的重大问题，或者时效性别强的信息需要立即向领导层汇报，，以及那些涉及个人隐私，需要保密的材料等。有些单位设立局长接待日，局长信箱就是为了减少层级，直接面对第一手信息。

在烟草市场管理中，信息传递主要通过电话、计算机系统、文书等。对于收集到的零售户基本信息，要按照以上工作要求，通过电话、计算机系统或者文书及时传递。

（3）汇总。负责信息汇总的人员要对分类后的资料进行汇总，使之成为能反映研究对象客观情况的系统、完整、集中、简明的材料。汇总时要坚持实事求是，仔细认真。对各项数据仔细、认真的分析和汇总，以客观的姿态确保分析资料的可靠性，汇总时坚持正确方法。例如，A市烟草公司组织开展市场调研，调查内容包括客户的基本情况、网络覆盖面情况、卷烟销售情况、以及客户业态分布等，因汇总时涉及的数据资料较多，为保证工作的效率和质量，参加调研人员注重科学统计，使用归纳、概括的方法，并结合计算机加以汇总、计算，这样不仅节省了时间，也确保数据汇总计算的准确性。

（4）整理。收集汇总后的信息如果不加整理，往往较为混乱，不便使用，因此必须加以整理归类。要根据信息资料的性质、内容或特征进行分类，将相同或相近的资料合为一类，将相异的资料区别开来。例如举报和投诉的信息可归一类，将反映货源和送货问题归为经营这一类等，分类后要进行资料汇编，审核收集到的信息是否真实、准确和全面，不真实的予以淘汰，不准确的予以核实准确，从工作需要出发，对各类信息予以编排。初步整理后，要进行资料分析，即运用科学的分析方法对所占有的信息资料进行分析，研究特定课题的现象、过程及内外各种联系，找出规律性的东西，得出结论。

 

 

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